Незаменимые есть! Особенности работы секретаря

— «Чай, кофе, минеральную воду?» — это клише массового сознания, возникающее при упоминании должности «секретарь», уже давно отходит в прошлое.

Загляните на любую страницу крупного сайта вакансий — перечень требований к претендентам на должность офис-менеджера (секретаря, помощника руководителя) действительно впечатляет: 

• возраст — 20 — 35 лет; 
• высшее образование — желательно; 
• уверенный пользователь ПК (MSOffice, Интернет, электронная почта); 
• знание делопроизводства; 
• опыт работы с офисной оргтехникой, мини АТС, высокая скорость печати; 
• знание делового этикета, грамотная письменная и устная речь; 
• помощь в подготовке и организации встреч, совещаний; 
• прием посетителей; 
• стрессоустойчивость‚ коммуникабельность‚ трудолюбие, мобильность, ответственность;

— Секретарь высокого класса, — рассказывает нам Ольга Леонидовна Каткова, первый помощник руководителя холдинга ТОО Kazakhstan Today, — как дирижер в оркестре: от его четких и своевременных действий зависит слаженность в рабочем процессе всего предприятия. 

Mojazarplata.kz задала Ольге Леонидовне несколько вопросов по поводу особенностей ее профессии. 

Mz: У вас колоссальный трудовой опыт — 33 года работы секретарем. В чем специфика вашей профессии? 

О.Л.: За эти тридцать три года я работала в трех совершенно разных местах — в геологическом объединении, в частном банке и, наконец, в медиа-холдинге. Разумеется, специфика везде своя. И зависит она, прежде всего, от рода деятельности компании. Главное, что надлежит помнить: секретарь — первый помощник руководителя. Нужно исходить из этого. 

Mz: Как обычно проходит ваш рабочий день? 

О.Л.: Поверьте, он не ограничен монотонным повторением вопроса «Подать чашечку кофе?» В мои обязанности входит многое: учет документации, деловая переписка, прием посетителей, организация встреч... Во всем должен соблюдаться порядок. Если дело касается документов — прежде, чем подавать их на подпись руководителю, я обязательно проверяю правильность их оформления. После подписи бумаги сортируются по папкам. Потом я сообщаю людям о том, что все готово, и документы сразу же забирают. То есть никакого бумажного застоя быть не может. 

Mz: Что вы вкладываете в понятие «профессиональная этика»? 

О.Л.: Это, прежде всего, уважение к человеку и его времени. Если в данный момент руководителя нет на месте или он не может принять у себя посетителя — нет смысла заставлять человека ждать. Правильнее всего — назначить встречу при первой же объективной возможности. Разумеется, важна элементарная вежливость. Также не стоит забывать, что секретарь — это «лицо фирмы». Внешний вид — наша визитная карточка. 

Mz: У вас есть «профессиональные правила»? 

О.Л.: Первое — всегда «быть под рукой», то есть непосредственно на своем рабочем месте. Состояния «на побегушках» быть не должно — не зря же существует телефон и Интернет. А руководителю я могу понадобиться в любой момент. Второе — корректное поведение и соблюдение дистанции как с посетителями, так и с руководителем. Фамильярность, на мой взгляд, — недопустимая ошибка в поведении. 

Mz: Секретарь — профессия или призвание? Можно ли «научиться быть секретарем»? 

О.Л.: Если вы о «профессиональном обучении», у меня его нет. Сам психологический строй человека должен располагать к такой деятельности. Усидчивости и аккуратности мало, когда каждый день имеешь дело с огромным количеством людей. Благожелательность, ответственность, дисциплина, инициативность, способность быстро ориентироваться в ситуации — далеко не все показатели «работы на высоком уровне». 

Mz: Трудно совмещать работу и семейную жизнь? 

О.Л.: У меня двое детей — дочь и сын. Когда я только начинала работать, они были моей самой главной мотивацией. Теперь, когда дети стали взрослыми и самодостаточными людьми, работа для меня — высшая форма самореализации. Я люблю то, чем занимаюсь. Исходя из этого, могу сказать: быть секретарем — призвание. 

Полезные сведения: 

Стандартные условия приема на должность секретаря: 

• график работы 5/ 2 
• зарплата по итогам собеседования (как правило, именно на собеседовании выявляется уровень профессионализма и определяется соответствующий оклад), пороговый уровень з/п от 40 000 KZT 
• оформление по ТК РК 

Специального «университетского» образования эта профессия не предполагает, но существует немало курсов и тренингов по подготовке кадров.

Mojazarplata.kz

4.12.09

Материалы по теме:

• Решения на всю жизнь
• Профессии: только для женщин